経費精算にペイロールを導入するメリット・デメリット

2020-08-22 2020-09-04

経費精算でアウトソーシングを利用すると、多くのメリットが期待できるようになります。給与計算業務を自動化するシステムおよび代行サービスにあたる「ペイロール」を導入して、外部委託に踏み切りましょう。ここでは、経費精算にペイロールを導入するメリット・デメリットをご紹介します。

ペイロールを利用すると、社内で行っていた給与計算業務を外部委託できるようになります。たとえば、経費精算や年末調整をはじめとして、経理部門が担当する幅広い業務をアウトソーシングできるようになるのです。

外注できる業務の範囲はサービスにより異なります。経理業務の大部分をアウトソーシングするケースもあれば、経費精算のように一部の限定された業務をアウトソーシングするケースもあります。企業のニーズに応じて外注する範囲を選択可能です。

そんなペイロールは、業界・業種を問わずあらゆる企業にマッチするサービスだといえます。基本的にはどんな企業への導入にも向いていますが、拠点が多い場合やアルバイト・パートの従業員が多い場合は、よりメリットを実感しやすいでしょう。

実際にペイロールで経費精算をアウトソーシングする場合、どのようなメリットが期待できるのでしょうか？　ここでは、主なメリットの例をお伝えしていきます。

ほかの業務に注力できるようになる: 経費精算業務を外部委託すると、その分だけ社内のリソースを確保できるようになります。担当者がほかの業務に注力すれば、生産性の向上が期待できるでしょう。経費精算以外の、重要性の高い仕事のクオリティが高まります。
経費精算の業務効率が改善される: 経費精算の外注先には、経費精算を専門とする企業ならではのノウハウがあり、かつ最新のシステムが導入されています。社内で経費精算に対応した場合と比べて、業務効率の大幅な改善が見込まれるのがメリットです。
人件費の削減につながる: 経費精算の繁忙期に担当者の残業が発生している場合、アウトソーシングが人件費の削減につながる可能性があります。さらには、経費精算に関する従業員の教育コストや、採用コストの削減が期待できるのもメリットといえるでしょう。
申請時に不正を防ぎやすくなる: 経費精算をアウトソーシングすると、第三者であるアウトソーシング先が申請内容のチェックを行うようになります。社内で不正の黙認が常態化しているケースでは、外部委託により根本的な解決が期待できるかもしれません。

多くのメリットが期待できる一方で、経費精算のアウトソーシングにはデメリットもあります。導入前にメリットと併せて検討してみましょう。

社内にノウハウが蓄積されない: 経費精算をアウトソーシングすると、社内に業務のノウハウが蓄積されません。ただし、業者によっては業務内容のマニュアルを作成してもらえたり、作業の履歴を残してもらえたりする場合があります。記録があれば引き継ぎがしやすくなるでしょう。
イレギュラーな対応をしにくい: 社内で経費精算業務を行うと、イレギュラーな対応が必要なケースでも、すみやかに対処しやすいといえます。それに対して、アウトソーシング先には柔軟な対応を求めるのが難しく、決められた形式にしたがって処理を行うのが基本です。
情報漏えいのリスクがある: 経費精算をアウトソーシングする場合、社内の情報を外注先へ提出します。情報漏えいのリスクがあるため、信頼できるサービスを導入することが大切です。業者選びは慎重に行いましょう。

近年、国内でもペイロールを導入する企業が増えつつある状況です。その背景にあるのは、あらゆる企業が直面せざるを得ない、慢性的な人材不足という課題でしょう。経理部門のスタッフの確保が困難な場合があるのです。

経費精算をはじめとした業務では、時期により仕事が集中して負担が大きくなることがあり、経理部門の従業員に残業が発生しがちです。こういった負担の増加で従業員が退職すると、その後は採用や教育のためのコストが発生します。

そんなとき、ペイロールで経理部門の業務を一部でもアウトソーシングすると、従業員が安定して業務をこなせるようになります。人材不足による影響を受けにくく、また従業員の生産性向上といったメリットが期待できるのもポイントです。

現状、改善が難しい経費精算業務の課題。解決の糸口がなかなか見つからないときは、外部委託を検討してみてはいかがでしょうか？　アウトソーシングで期待できるメリットが、経営活動に好ましい影響を与えるかもしれません。

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経費精算を外注することで企業が得られるメリットは多数あります。近年、国内で危惧されている人材不足の対策としてもアウトソーシングが有効です。ペイロールを上手に活用して、給与計算業務の課題解決を目指しましょう。