経費精算によくある悩み｜不満を解消し業務効率を改善するには？

2020-08-22 2020-09-04

企業の経営活動で発生する経費の精算には、多くの従業員がかかわっています。手続きを行ううえで悩みや不満が生じることがあり、今後改善が期待される部分も多くあるのではないでしょうか？今回は、経費精算業務に関してよくある悩みや不満をお伝えしながら、その解決策としてのアウトソーシングをご紹介します。

まずは、経費申請の手続きで申請者となる社員によくある悩みや不満をご紹介します。外出や出張にかかわる旅費・交通費の精算において、従業員はどのような悩みや不満を抱えることが多いのでしょうか？

【事例1】経費の立て替えをしたくない！: 手持ちの現金が少ないことから、できれば経費の立て替えをしたくないと考える従業員もいます。特に、業務上での外出が多い営業部門では、交通費の立て替えが多く発生しており、不満につながりやすい部分です。毎月のように高額の立て替えが発生していると、従業員のプライベートにも影響を与えかねません。
【事例2】立て替えた経費がいつ戻ってくるかわからない！: そもそも従業員に経費精算の支払日が周知されていないケースです。出張などで多額の立て替えが発生している場合、経費がいつ戻ってくるかが不明瞭であるとストレスになりやすいといえるでしょう。また、支払日について確認したくても、経理部門に気軽に声をかけにくいという問題もあり得ます。
【事例3】経費申請の手続きに時間をかけられない！: 経費申請の手続きにかかる手間が、従業員のメイン業務の負担となってしまうことがあります。繁忙期には十分な時間を確保できず、書類に不備があるまま提出したり、期限を遅れたりするケースも珍しくありません。同時に経理部門からの不満にもつながりやすい課題といえます。

一方で、経費の処理を行う経理部門にも、さまざまな悩みや不満があります。ここでは、経理部門が抱える課題についてご紹介していきます。

【事例1】小口現金の管理に手間がかかる！: 経費精算を行ううえで欠かせない小口現金の管理に手間取っているケースです。経費精算のたびに現金を数える業務のコストがかかっています。業務効率の改善を目指そうにも、ミスを防ぐため作業には慎重に取り組む必要があり、スピードアップや確認作業の簡略化が難しいのが難点といえます。
【事例2】手作業でやらなければならない業務が多い！: 経費申請の処理には、Excelファイルへのデータの打ち込みや、手書きでの書類作成をはじめとして、手作業でやらなければならない業務が多く存在します。作業時間の短縮が難しく、特に経費申請が集中しやすい時期になると、残業が発生することも珍しくありません。従業員の業務負担の削減が課題となっています。
【事例3】申請者からの提出物に不備がある！: 経費申請の書類の内容に不備が多く、申請者への差し戻しが多発していることはありませんか。こうして経費申請が一からやり直しになると、結果として作業量が増えることにつながります。申請者側にさまざまな事情があるにしても、経理部門にとっては無駄な業務が増え、不満につながりやすい部分です。

経費精算は、企業の経営者にとっても課題の多い業務です。

たとえば、コンプライアンス遵守のためには、経費申請の違反の取り締まり強化が必須といえます。ところが、取り締まり強化による業務負担の増加がボトルネックとなり、チェック体制の見直しに踏み切れない場合があります。

また、経費精算の効率化を推進するうえで、自社にノウハウがないケースも珍しくありません。経費精算のほかに優先して取り組むべき課題が多くあると、業務改善まで手が回らないという事情もあるでしょう。

そんなときに活用したいのが、経費精算のアウトソーシングです。近年では、「ペイロール」と呼ばれる給与支払いシステムによるアウトソーシングのサービスが普及しつつあります。新たなサービスによるサポートを経営活動に活かしましょう。

ペイロールを利用すれば、給与計算業務のアウトソーシングが可能です。給与計算や年末調整をはじめとした人事・経理部門の業務を、専門の業者に外注できるようになります。経費精算も対象であるため、ぜひご活用ください。

経費精算は、申請者や経理部門の業務負担を増やし、かつ経営者の課題にもなりやすい業務だといえます。アウトソーシングを利用すれば、専門性の高いスタッフに業務を委託でき、社内リソースの有効活用につながると考えられています。

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企業の各部門でさまざまな悩みや不満を生じさせている経費精算。社内での解決にリソースが不足しているのであれば、アウトソーシングを利用してみてはいかがでしょうか？経費精算にペイロールの導入を検討されている企業様は、各種ペイメントシステムを提供する「ADVASA」までお問い合わせください。