断りにくい経費の立て替え…従業員の不満につながっていませんか？

2020-08-22 2020-09-04

経費の立て替えに不満を感じている従業員は、意外と多くいます。社内で特に目立った意見が出ないとしても、働き手は内心さまざまな感情を抱いている可能性があります。今回は、そんな経費の立て替えによくある不満をご紹介します。経費精算を効率化して、従業員にとってストレスフリーな労働環境を整えましょう。

現状、多くの企業では従業員による経費の立て替えが行われています。

会社の経費を一時的にポケットマネーで支払っても、後ほど申請をすれば立て替えた分のお金は必ず戻ってきます。一見するとなにも問題がないように見えますが、実は従業員が受ける金銭面・精神面での負担は、意外にも大きいようです。

ここでは、経費の立て替えを断れない立場にある従業員の本音をご紹介します。

【例1】本当は立て替えたくない！でも自分からは言い出しにくいなあ。

たとえ社内に経費の立て替えに不満を抱いている従業員がいたとしても、周囲には言い出せないことがほとんどです。本音では「立て替えたくない」と思っていても、上司や先輩の手前、なかなか率直な意見は出しにくいもの。

家計の管理を配偶者が行っている場合、立て替えの是非について家庭内で指摘されることも珍しくないでしょう。しかし、社内での立場から、本人の力では状況の改善が難しいのです。従業員が会社と家庭の板挟みになるケースもよくあります。

【例2】えっ？来月の出張費○○万円も立て替えないといけないの？

出張費は高額になりやすいものです。遠方への出張では交通費がかさむほか、宿泊費が発生することがあります。合算すると比較的大きな出費になることから、ポケットマネーで立て替えを行う従業員の金銭面での負担は、非常に大きいといえます。

業務内容の関係で出張の多い従業員は、高額の立て替えが頻発しがちです。手取りに影響を与えるほど大きな金額の立て替えが連続している場合には、役職付きの社員でも本音では「立て替えたくない」と感じているかもしれません。

【例3】また〇〇部長のところで経費申請が止まっているのかな……。

期限内に経費申請を行ったはずなのに、立て替え分の支払いが遅れることが多いと、従業員に不信感を抱かせてしまいます。特によくみられるのは、担当者の都合で手続きが遅延するケースです。一体何が原因なのか、従業員はよく見ています。

最終的には手元にお金が戻ってくるとはいえ、あまりに支払いが遅いと「お金が戻ってこないのではないか？」と疑いが生まれます。従業員からの信頼を守り、健全に運用するためにも、経費精算はスピード感が重要といえるでしょう。

現状、従業員が経費の立て替えを行っている企業が多くありますが、従業員の目線に立つと多くの問題点が浮き彫りになります。

まずは、個人への負担が大きいことが問題です。上記の例のように、交通費や宿泊費の立て替えは高額になりやすいといえます。出張の多い従業員は家計への影響も無視できず、小さな不満が積もればいずれ離職の要因となりかねません。

また、効率の悪さについても多くの課題が残されています。経理部門は小口現金の管理を行う必要があり、担当者には申請の手間がかかります。特に外出や出張の多い営業部門の従業員は、多忙ななか行う手続きにストレスを感じやすいでしょう。

金銭トラブルが人間関係に影響をおよぼすリスクも考えられます。例3でご紹介したように、担当者の都合で支払いが遅延している場合には、会社の問題が一個人に対するネガティブな感情へと発展するおそれがあります。

経費の立て替えの問題点を改善し、経費精算業務の効率化に有効であるとして、「経費精算システム」が注目されています。

経費精算システムとは、経費が発生したとき、従業員が随時該当する金額の受け取りをできる仕組みのことです。経費の随時払いが行われるため、従業員は立て替えを行う必要がなくなり、金銭面・精神面での負担が解消されます。

また、企業側は経費精算の手間がなくなるのがメリットです。精算をアウトソーシングすることで、経理部門は小口現金の管理を行う必要がなくなります。経費精算システムの導入は、企業と従業員の両者にメリットが期待できます。

株式会社ADVASAでは、福利厚生ペイメントシステムのほかに、経費精算随時払いシステムをはじめとしたペイロール（給与支払いシステム）をご用意しています。経費精算に課題がある場合は、アウトソーシングも視野に入れてみましょう。

給与計算業務のコストカットを目的として、ペイロールを導入する企業が増えています。経費精算はその一例です。導入により従業員の負担の解消や現金の管理コストの削減が期待されています。ぜひ導入をご検討ください。

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経費の立て替えに不満を感じる従業員は多くいます。しかし、立場上言い出せず、問題が可視化されずに放置されているかもしれません。株式会社ADVASAのペイロールを導入し、経費精算業務の効率化にお役立てください。