経費の立て替えは、一時的とはいえ従業員に金銭的な負担を強いる点で、課題が残されています。従業員のポケットマネーに頼らない「仮払い」を利用したり、経費精算業務にペイロールの一種を導入したりと、適切な方法で改善を目指しましょう。
ここでは、経費精算方法である仮払いについてご紹介していきます。
従業員が経費の立て替えに抱く不満とは
交通費・宿泊費・会食費など、経営活動に必要な経費を従業員に立て替えさせている企業が少なくありません。場合によっては数万円単位の高額な立て替えが発生することもあり、従業員のポケットマネーに大きな負担を与えている可能性があります。
このような経費の立て替えによる金銭的な負担が、現場の不満につながってはいないでしょうか？特に、外出や出張の多い営業部門の従業員は、経費精算を行う機会が多い傾向にあります。改めて社内で意見を確認してみましょう。
また、経費申請の手続きが従業員の主たる業務に支障をきたすこともよくあります。時には繁忙期と経費申請の時期が重なることも…。うっかり手続きを忘れてしまうと、立て替えをした数万円がしばらく手元に戻ってこないのも難点です。
このような経費の立て替えにより生じる不満は、経費精算の方法を変えることで解消できるかもしれません。立て替えに代わる経費精算の方法として、新たに「仮払い」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
従業員の負担が少ない経費の「仮払い」
経費の立て替えに対する不満を解消する手段として、経費の「仮払い」が挙げられます。仮払いとは、企業があらかじめ従業員に「仮払金」と呼ばれる現金を預けておき、この仮払金から経費の支払いを行ってもらう方法です。支払いが完了したら、従業員は仮払金の残金と領収書を担当部署へ提出します。
仮払いでは、あらかじめ必要な金額の仮払金が用意されているため、従業員がポケットマネーを利用して立て替えをする必要がありません。従業員の負担が少なく、経費の立て替えに対する不満を解消するのに有効だと考えられます。一方で、手続きを行う経理部門の業務負担を考慮すると、最適とは言い切れない部分もあるようです。
ここからは経費の仮払いのメリットとデメリットをお伝えし、導入のハードルについて検討していきます。従業員の不満を解消しつつ、経費精算業務を効率化するために、ぜひご一読ください。
経費の仮払いのメリットとデメリット
経費の仮払いを行うと、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。従業員の利便性だけでなく、業務効率まで視野に入れ、最適な方法を選びましょう。
- 仮払いのメリット
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経費の仮払いを導入すると、主に経費の支払いを行う従業員がメリットを実感できます。仮払いで対応を行えば、従業員は一時的にポケットマネーで経費を負担する必要がなくなるためです。立て替えによるストレスの軽減につながるでしょう。特に高額の立て替えが頻発するケースでは、仮払いが適しているといえます。
一方で、従業員の不満を解消しやすい点を除くと、企業側は仮払いによるメリットが少ないといえます。とはいえ、経費の立て替えに対する従業員の不満は、長い目でみれば決して無視できない問題です。仮払いでの対応が難しいのであれば、別の方法で経費精算の課題を解決する必要があるでしょう。
- 仮払いのデメリット
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経費の仮払いを導入するにあたり、経理部門では小口現金の用意や仕分けの作業を行う必要があり、業務効率の低下が懸念されます。特に、業務が煩雑になりやすい小口現金の取り扱いで負担が大きくなりやすいのはデメリットといえるでしょう。
また、仮払いは経費精算で不正申請が行われるリスクがあります。現金の使用用途が不明な場合、不正を見抜きにくくなる点に注意しましょう。このように仮払いには企業側のデメリットが多く、導入に前向きになりにくいのが難点です。
経費精算随時払いシステムで不満も課題も解決！
経費の立て替えを行う従業員の不満を解消し、かつ経理部門の業務効率を維持したいときは、「経費精算随時払いシステム」の導入をご検討ください。
経費精算随時払いシステムとは、従業員が利用した経費をシステム上で処理し、その場で支払いを済ませる仕組みのことです。立て替えた金額の分が、速やかに従業員の銀行口座宛てに送金されるため、ポケットマネーがすぐに戻ってきます。
経理部門は小口現金の管理を行う必要がなく、業務負担は従来とほとんど変わりがありません。経費の仮払いでの対応がしにくい場合、経費精算随時払いシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
立て替えにともなう従業員の負担を減らし、かつ経理部門の業務効率も低下させないのが、経費精算随時払いシステムの強みです。社内の業務改善のために、「ADVASA」が提案する新しい経費精算のシステムをぜひご検討ください。
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従業員へのメリットが大きい仮払い。業務効率の低下が懸念され、企業としては導入が難しいかもしれません。そんなときは「ADVASA」の経費精算随時払いシステムで、従業員の不満と経費精算の課題を一気に解消しましょう！
